Via de programmabegroting krijgen het college en de ambtelijke organisatie financiële kaders waarbinnen maatschappelijke effecten gerealiseerd moeten worden. Daarbij moet aan de geldende regelgeving worden voldaan. De middelen moeten rechtmatig en ook doelmatig worden ingezet. Dit is een taak van bestuur en management. Om dit waar te kunnen maken moet niet alleen de bedrijfsvoering op orde zijn, maar moet ook actief worden ingespeeld op inhoudelijke ontwikkelingen en de dynamiek van de omgeving.

Een begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering is door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gesteld. (De toelichting stelt: “Bedrijfsvoering is heden ten dage (…) meer en meer van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en in verband daarmee voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. (…). De bedrijfsvoeringsparagraaf dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.“)

De bedrijfsvoering is van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. In het bijzonder zijn de volgende elementen belangrijk:

• planning en control (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, ontwikkeling van de P&C-cyclus en controle op gemeenschappelijke regelingen);
• organisatieontwikkeling (organisatieperspectief, sturen op kwaliteit, risicomanagement en (personeels)kosten).

1. Planning en control

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een vast onderdeel in de bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsaspecten monitoren we door audits en verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de opzet, bestaan en werking van de interne controle (IC) die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. Het doel is het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen en deze vervolgens te verbeteren. Hierdoor levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van bedrijfsprocessen en staat ten dienste aan het management en het college. Voor de accountant is de kwaliteit van (V)IC bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van de accountantscontrole. De jaarlijkse interim controle van de accountant is veelal gericht op de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO) en de (V)IC’s. De gemeenteraad kan voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten meegeven aan de accountant. Deze aandachtspunten worden ook betrokken bij de uitvoering van de VIC’s.

De meerwaarde van het uitvoeren van de VIC’s in eigen huis is dat aanbevelingen snel worden opgevolgd. Daarnaast zijn proceseigenaren zich door de directe en frequente interactie bewuster van de risico’s in hun proces(sen). Tegelijkertijd is sprake van verscherpte kwaliteits- en documentatievereisten ten aanzien van de interne beheersingsmaatregelen. Dit vraagt gerichte inzet: het beter beschrijven van beheershandelingen en het beter en consequenter onderbouwen en documenteren van die beheershandelingen in de lijnorganisatie. Dit werkt ook door in de uitvoering van de VIC’s. Dit sluit aan bij de ontwikkeling naar een ‘in control statement’. Op basis van een wetswijziging dienen gemeenten vanaf boekjaar 2021, door middel van een rechtmatigheid verklaring, zélf te verklaren in hoeverre de inkomsten, uitgaven en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Een optionele uitbreiding hiervan is een ICS (In Control Statement) waarmee bestuur en management verklaren dat de bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen, zodanig dat er geen grote onverwachte verrassingen zullen optreden. Dit betekent dat de planning- en controlcyclus zorgvuldig is uitgevoerd en dat er bewuste keuzes zijn gemaakt over opzet, inrichting, risico's, sturing en beheersing van bedrijfsprocessen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Op grond van de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004’ doen we periodiek 213a-onderzoeken naar “de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen” (doelmatigheid) en “de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald” (doeltreffendheid). Het college bepaalt het onderzoeksonderwerp dat vervolgens aan de raad ter kennisname wordt voorgelegd. Door middel van quick scans bewaken we de opvolging van aanbevelingen uit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken.

Continue verbetering P&C-documenten

We werken continu aan verbeteringen in de opzet van de programmabegroting en andere P&C-documenten. Met ingang van de Begroting 2017-2020 hebben we aanpassingen gedaan om aan te sluiten bij de wijzigingen in het BBV, zoals de uniforme, verplichte indeling in taakvelden en een verplichte basisset van beleidsindicatoren. Deze zijn opgenomen in de diverse programma’s en merendeel gebaseerd op landelijk beschikbare bronnen (CBS, DUO etc.). Er worden geen landelijke normen vastgesteld voor de indicatoren. Het is aan de raad om te bepalen welke prestaties op de verschillende beleidsvelden nagestreefd worden. Voor 2020 is onze ambitie om de P&C-producten inhoudelijk te vernieuwen. In die zin dat Kadernota en Begroting zich explicieter richten op de toekomst, dat de Najaarsnota zich expliciet richt op dat wat we ons hadden voorgenomen en toch anders loopt en de Jaarstukken waarin het college verantwoording aflegt. Effectindicatoren en normen die we niet kunnen beïnvloeden worden hier niet in meegenomen (sinds begroting 2016-2019 is dat losgelaten). Daar waar zinvolle en actuele effectindicatoren voorhanden zijn, worden deze verwerkt in de stand van zaken. Op die wijze wordt een relatie gelegd tussen de beoogde effecten en de geplande activiteiten.

Controle op gemeenschappelijke regelingen

Voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus sturen de colleges van de Haaglandengemeenten een brief aan zeven gemeenschappelijke regelingen. De brief bevat een aantal (financiële) kaders en afspraken. Doel is om daarmee meer lijn aan te brengen in de te hanteren financiële kaders voor de nieuwe begroting en meerjarencijfers van de gemeenschappelijke regelingen. De Kaderbrief voor de begroting 2020 is de vijfde op rij. We zien inmiddels een aantal ‘vaste’ onderwerpen jaarlijks terugkeren, waaronder aandacht voor de tijdige inzending van stukken, de wijze van omgaan met tekorten respectievelijk overschotten, het indexeringspercentage, de hoogte weerstandsvermogen en ratio. Daarnaast vraagt de kaderbrief aandacht voor actuele thema’s, dit keer onder andere voor de kwaliteit van de paragraaf risico’s en weerstandsvermogen.

Voor gemeenteraden vormt de kaderbrief een basis voor de inhoud van de jaarlijkse zienswijze. De inspanning blijft erop gericht om met één afgestemde zienswijze per GR te komen, in plaats van een zienswijze door elke deelnemende gemeenteraden. Voordelen hiervan zijn efficiency- en effectiviteitswinst en een grotere kans dat de (gedeelde) zienswijze leidt tot aanpassing van de begroting. Uiteraard blijft hierbij de mogelijkheid bestaan voor iedere gemeente om specifieke aandachtspunten mee te geven. (Voor meer informatie over specifieke gemeenschappelijke regelingen, zie de Paragraaf Verbonden Partijen.)

2. Organisatieontwikkeling

Organisatieperspectief

De samenleving verandert en het krachtenveld waarbinnen gemeentelijke medewerkers opereren is complexer geworden. Technologische innovaties volgen elkaar in een steeds hoger tempo op en de maatschappelijke eisen die aan de overheid worden gesteld, veranderen. Inwoners, organisaties en bedrijven zijn goed geïnformeerd, kritisch en willen meedenken met ruimte voor eigen initiatieven. Onze inwoners verwachten service op een steeds hoger niveau. Daardoor is verandering een continue factor geworden. Dat vraagt aanpassingen van onze organisatie en biedt kansen om ons werk slimmer, sneller en met meer vrijheid en zelfstandigheid te doen. Het vertrekpunt daarbij blijft dat de organisatie erop is ingericht een excellente dienstverlener en partner te zijn, dat de organisatie en werkprocessen worden ingericht op vraagpatronen van gedefinieerde klantgroepen. 

We streven er als organisatie naar klantgericht en betrouwbaar te zijn, om continu te verbeteren en vernieuwen. Pijnacker-Nootdorp heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een koersvaste en stabiele organisatie met een aantal sterke punten: een heldere toekomstvisie die met de samenleving is geconcretiseerd voor het ruimtelijke, sociale en economische domein, goede interne beheersing, solide financiële huishouding, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in het KCC, snelle service bij meldingen over de openbare ruimte, een gezond grondbedrijf en een eigentijds HRM-beleid.

Contourennota 2016-2020

Vanuit voornoemd streven is in de door ontwikkeling van onze klantgerichte organisatie eind 2016 een volgende stap gezet met de ‘Contourennota 2016-2020, Veelzijdige vernieuwing’. Net als eerdere Contourennota’s is dit document bedoeld als richtinggevende agenda voor de ontwikkeling van de organisatie. Vijf uitgangspunten zijn leidend in deze doorontwikkeling:

• de vraaggerichte organisatie;
• de innovatieve organisatie;
• de samenwerkende (netwerk)organisatie;
• de professionele organisatie;
• de data-gedreven organisatie.

Deze vijf uitgangspunten werken door in een agenda met vijftien perspectieven. Om de uitvoering te borgen en te monitoren worden de acties verankerd in het Bedrijfsplan 2020.

Sturen op kwaliteit

Systematische kwaliteitszorg is onderdeel van onze bedrijfsvoering. Een goede administratieve organisatie maakt het mogelijk om voor de werkprocessen aan te geven welke kwalitatieve uitvoeringseisen daaraan worden gesteld en hoe de interne controle daarop is geregeld, om vervolgens te rapporteren en te beoordelen of in overeenstemming daarmee is gehandeld. De eerder genoemde audits, VIC’s en 213a-onderzoeken dragen bij aan het zelflerend en zelfcorrigerend vermogen van de organisatie. Ook stimuleren we het zelfverbeterend en zelfcontrolerend vermogen met behulp van het INK managementmodel (Instituut Nederlandse Kwaliteit). Om te bepalen waar we staan op basis van het INK managementmodel voeren we periodiek INK-positiebepalingen uit, medewerkerstevredenheidonderzoeken en voeren afdelingen klanttevredenheidsonderzoeken uit. Deze instrumenten geven input voor verbeterplannen en -acties van de afdelingen. Kwaliteitszorg behelst tevens het investeren in onze medewerkers door inzet van traineeprogramma's en ontwikkel- en scholingsprogramma's.

Sturen op risico’s

Om de risico’s van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is per afdeling een risicoprofiel opgesteld. Dit risicoprofiel is tot stand gekomen met behulp van het softwareprogramma NARIS© waarmee risico's systematisch in kaart kunnen worden gebracht en beoordeeld. Twee maal per jaar wordt dit risicoprofiel geactualiseerd en opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt hierbij een relatie gelegd tussen de verwachte risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook in 2020 wordt actief en gericht gestuurd op risicobeheersing bij de grondexploitaties, de decentralisatiebudgetten (in het bijzonder voor de jeugdhulp) en inkoop.

Vanuit het BBV is met ingang van de begroting 2016 een aantal financiële kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven onder andere inzicht in de mate waarin we over voldoende financiële ruimte beschikken om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en maken het daarmee mogelijk om te sturen op financiële risico’s. Zie hiervoor de Paragraaf Financiering.

Een risico van andere aard betreft informatiebeveiliging en privacybescherming. Zie hiervoor paragraaf 3.

Sturen op efficiency

Voor het realiseren van onze ambities is een efficiënte en effectieve organisatie nodig. De relatieve omvang van onze organisatie, afgezet tegen het aantal inwoners, daalde enige jaren: van 9,2 formatieplaatsen per 1.000 inwoners in 2003 naar 5,6 in 2016. Deze daling was te verklaren uit de combinatie van toename van het aantal inwoners, het verbeteren van werkprocessen, bezuinigingen (met name na 2011) en andere efficiencymaatregelen. In 2018 bedroeg dit 5,84 formatieplaatsen per 1.000 inwoners, gebaseerd op het inwonersaantal in mei 2018. De afgelopen jaren is er een stijging geweest op het gebied van woningbouw ontwikkeling en daarnaast heeft de gemeente meer taken gekregen op het gebied van het Sociaal Domein.

Met een formatie van 321,33 fte op 53.634 inwoners (bron: CBS, bevolking 1 januari 2018) zit de gemeente Pijnacker-Nootdorp met 5,99 fte per 1.000 inwoners onder het landelijk gemiddelde. Dit blijkt ook uit Benchmarkonderzoek. In absolute zin zien we schommelingen in onze formatie. Onze formatie is in de periode 2012 tot en met 2014 met bijna 27 fte afgenomen. Vanaf 2015 groeit de formatie weer:

• Op 31 december 2016 bedroeg de formatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp 298,24 fte. De werkelijke bezetting was toen 296,30 fte.
• Op 31 december 2017 bedroeg de toegestane formatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp 310,38 fte. De werkelijke bezetting was 296,29 fte.
• Eind 2018 is de formatie wederom gestegen: de formatie bedraagt per 31 december 2018 321,33 fte. De werkelijke bezetting was op dat moment 306,81 fte. In 2018 is de formatie met 10,95 fte gestegen ten opzichte van 2017. Er was een positieve vacatureruimte van 14,53 fte.

Het percentage externe inhuur in onze organisatie was eind 2018 9,24%. In 2017 was dit percentage 5,8%. De stijging is voornamelijk te verklaren door de intensivering van de bouwactiviteiten en het aantal openstaande vacatures. We streven ernaar de inhuur zo laag mogelijk te houden.

Sturen op een organisatie die continu verbetert en vernieuwt

Om adequaat in te spelen op de netwerksamenleving en -samenwerking, nieuwe taken, aanpassing van wet- en regelgeving, veranderde eisen van burgers en ondernemers en andere ontwikkelingen is maximale wendbaarheid, flexibiliteit en mobiliteit nodig. In het programma Anders werken zijn diverse projecten gebundeld. Om de netwerkorganisatie te faciliteren en integraal te kunnen werken zijn in 2018 de 1e en 2^e verdieping van het gemeentehuis verbouwd en zal in 2019 de begane grond verbouwd worden. Tevens zijn de medewerkers in 2018 met Sociaal intranet en Office 365 gaan werken, zijn er scrummasters opgeleid en biedt de Klussenbank medewerkers de mogelijkheid om buiten het eigen werk een klus op te pakken. Medio 2019 is het zaakgericht werken geintroduceerd via een zaaksysteem om de dienstverlening en de informatievoorziening te verbeteren en de bedrijfsvoering te optimaliseren.

In ons streven naar een evenwichtige personeelsopbouw maken wij in toenemende mate gebruik van trainees. Daarnaast geldt de regeling Generatiepact die medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp de mogelijkheid biedt vanaf 60 jaar (vrijwillig) minder te gaan werken. De gemeente compenseert een deel van de ingeleverde uren en de medewerker behoudt 100% pensioenopbouw. Het geld dat wordt bespaard met de regeling wordt ingezet om ruimte te maken voor de instroom van jongeren.
Vanaf 2020 zal de WNRA (Wet normalisering ambtenaren) ingevoerd worden. De WNRA is een raamwet en zorgt ervoor dat de meeste ambtenaren dezelfde rechtspositie krijgen als werknemers in het bedrijfsleven; beide groepen vallen straks onder het private arbeidsrecht. De organisatie treft alle maatregelen om te komen tot een zorgvuldige implementatie van deze wet.

Sturen op gezondheid

De gemeente als werkgever richt zich met gezondheidsmanagement op:

• gezondheid: we stimuleren gezond gedrag van onze medewerkers door onder andere het aanbieden van gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, voorlichting en het persoonlijk gezondheidsbudget;
• werk en werkomstandigheden: wij inventariseren en evalueren werkomstandigheden, houden werkplekonderzoeken en verzorgen weerbaarheidstrainingen in het kader van agressie en geweld. Regelmatig vinden organisatorische, ergonomische of technische verbeteringen plaats om (werk-) overbelasting terug te dringen;
• inzetbaarheid en re-integratie: wij hanteren een proactieve verzuimaanpak, gericht op gezondheid in plaats van ziekte en bieden laagdrempelige toegang tot arbeidskundige en arbotechnische zorg. Streven is om risico's vroegtijdig te herkennen en uitval te voorkomen.

In 2018 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 4,01 %, een daling ten opzichte van 2017 (5,76%). Met ingang van 2018 werken we met een nieuw verzuimprotocol waarin verantwoordelijkheden van medewerker en leidinggevende staan. Zo wordt een medewerker bij vijf dagen achtereen verzuim of bij frequent verzuim (meer dan drie keer per jaar), standaard opgeroepen voor het spreekuur van de arbeidsdeskundige. Daarnaast wordt er periodiek een Sociaal Medisch Overleg (SMO) georganiseerd. De aanscherping heeft een positief effect op het verzuimcijfer.

Vergelijkend onderzoek in de Haaglanden gemeenten laat zien dat Pijnacker-Nootdorp voorop loopt in het hanteren van het eigen regie model voor waar het preventie, verzuimbegeleiding en re-integratie betreft. Onze gemeente is zeer actief in het signaleren van de hulp- of ondersteuningsbehoefte van medewerkers. Er wordt direct doorgeschakeld naar de gewenste deskundige of begeleidingsvorm. De wacht- en doorlooptijden zijn kort. De effectiviteit hiervan heeft zich jarenlang bewezen.

Sturen op kostenverdeling intern product en kostendekkendheid

Voor de kostprijsberekening en de berekening van kostendekkendheid van tarieven en leges wordt een bedrag voor intern product per productief uur berekend. Conform de nota Kostenverdeling 2012 wordt in de begroting één tarief per afdeling vastgesteld. Het totaal aan begrote kosten van het intern product wordt gedeeld door het aantal toegerekende productieve uren aan de externe producten (exploitatie), investeringen, voorzieningen en grondexploitaties. Ten behoeve van de bepaling van de kostendekkendheid dient het afdelingstarief te worden verhoogd met de overhead van € 38,39 per uur.

3. Privacy en informatieveiligheid

We zijn in onze organisatie steeds meer afhankelijk van de beschikbaarheid van betrouwbare informatie, maar worden daarbij ook blootgesteld aan risico’s. Bij veel van die informatie past vertrouwelijkheid met het oog op zorgvuldige besluitvorming en/of bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft de wettelijke kaders aan en eist dat organisaties aantonen dat zij de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen voor de verwerking van persoonsgegevens. Doel daarvan is de privacy van personen die in onze informatiesystemen zijn opgenomen te beschermen. We hebben de maatregelen vastgelegd in beleidsnotities informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid (vastgesteld in 2018) en voeren deze verder uit. Informatiebeveiliging moet de primaire bedrijfsprocessen ondersteunen en de veilige en verantwoorde uitvoering daarvan mogelijk maken. Daarnaast moet Informatiebeveiliging via passende technische en organisatorische maatregelen de privacy van personen die in onze informatiesystemen beschreven zijn beschermen. Het gaat hierbij om:

• een actieve functionaris voor gegevensbescherming
• het bijhouden van een verwerkingsregister
• het uitvoeren van een risicoanalyse (Data Protection Impact Assesment DPIA)
• het toepassen van privacy by design/default-principe
• informatiebeveiliging
• de meldplicht datalekken
• bewustwording van privacy

In onze informatiebeveiligingsstrategie sluiten we aan bij de gemeenschappelijke ontwikkeling van informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van VNG Realisatie. Gemeenten worden optimaal ondersteund via opgestelde richtlijnen door de samenwerking van VNG Realisatie met het Nationaal Cyber Security Center (NCSC). De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO, gebaseerd op ISO27001 en 27002) wordt toegepast ten behoeve van de doorontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid van Gemeente Pijnacker-Nootdorp. Via deze aanpak worden de voornaamste zaken geregeld op basis van het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid. Het gaat om:

• het uitvoeren van ons informatieveiligheidsbeleid waarbij we aansluiten op de gemeenschappelijke ontwikkeling van informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) van VNG Realisatie. Gemeenten worden optimaal ondersteund via opgestelde richtlijnen door de samenwerking van VNG Realisatie met het Nationaal Cyber Security Center (NCSC). De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO, gebaseerd op ISO27001 en 27002) wordt toegepast ten behoeve van de doorontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid van Gemeente Pijnacker-Nootdorp. Via deze aanpak worden de voornaamste zaken geregeld op basis van het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid.
• het verder implementeren en uitvoeren van het managementsysteem voor informatiebeveiliging: Informatie Security Management Systeem (ISMS) waarmee we informatie verzamelen ten behoeve van de verplichte audits.
• het uitvoeren van de Eenduidige Normatiek Single Informatition Audit (ENSIA) voor de verticale verantwoording aan de Rijksoverheid. Het gaat hierbij om de Digitale Persoonsidentificatie (DigiD), de Gezamelijke Electronische Voorzieningen Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet), de Basisregistratie Personen (BRP), de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Basisregistratie Ondergrond (BRO).

Privacy en Informatiebeveiliging is een jaarlijks onderdeel van de zogenaamde horizontale verantwoording via de P&C-cyclus aan de gemeenteraad. Via de jaarstukken wordt gebundeld verantwoording afgelegd aan diverse ministeries over informatieveiligheid.